Jak przygotować indeks osobowy?

DOLA REDAKTORA #1

Na błę­dach czło­wiek uczy się rozu­mu – to sta­re powie­dze­nie dosko­na­le tłu­ma­czy, co zmo­ty­wo­wa­ło mnie do poszu­ki­wa­nia moż­li­wie naj­wy­god­niej­szej i naj­bar­dziej efek­tyw­nej meto­dy two­rze­nia indek­sów. Tak wła­śnie! Aby w ogó­le zacząć się zasta­na­wiać nad tym zagad­nie­niem, naj­pierw musia­łam jeden indeks w pew­nej książ­ce popsuć.

Aby w ogó­le zacząć się zasta­na­wiać nad tym zagad­nie­niem, naj­pierw musia­łam jeden indeks w pew­nej książ­ce popsuć.

Indek­sy, czy­li upo­rząd­ko­wa­ne wyka­zy znaj­du­ją­ce się na koń­cu publi­ka­cji (zwy­kle nauko­wej lub popu­lar­no­nau­ko­wej), mogą być róż­ne. Każ­dy z nich ma za zada­nie uła­twić czy­tel­ni­ko­wi lek­tu­rę selek­tyw­ną, zmie­rza­ją­cą do zna­le­zie­nia kon­kret­nych infor­ma­cji. Naj­czę­ściej mamy do czy­nie­nia z indek­sem oso­bo­wym, zbie­ra­ją­cym nazwi­ska wszyst­kich wspo­mi­na­nych w tek­ście posta­ci. Tego typu wykaz, podob­nie jak indeks geo­gra­ficz­ny czy tytu­łów, jest sto­sun­ko­wo łatwy do utwo­rze­nia. Wystar­czy „jedy­nie” odna­leźć i ozna­czyć w pli­ku wszyst­kie wystą­pie­nia nazwisk, któ­re mają się potem zna­leźć w spi­sie. Dużo wię­cej ener­gii pochła­nia opra­co­wa­nie indek­su rze­czo­we­go, będą­ce­go prze­wod­ni­kiem po waż­nych dla książ­ki zagad­nie­niach. Oso­ba podej­mu­ją­ca się tego zada­nia musi dosko­na­le znać kom­po­zy­cję i treść publi­ka­cji, a przede wszyst­kim – wie­dzieć i rozu­mieć, co czy­ta, ponie­waż – tu posłu­żę się sło­wa­mi Ada­ma Wolań­skie­go – „w indek­sie rze­czo­wym moż­na zamiesz­czać rów­nież tema­ty impli­ko­wa­ne, nie­poda­ne w indek­so­wa­nej książ­ce wprost” (2008: 317). Nie­chyb­nie ozna­cza to, że wyedu­ko­wa­ny polo­ni­sta nie przy­go­tu­je dobre­go indek­su w pra­cy nauko­wej poświę­co­nej socjo­lo­gii, histo­ryk nie pora­dzi sobie z opra­co­wa­niem filo­lo­gicz­nym, a języ­ko­znaw­ca z tek­stem lite­ra­tu­ro­znaw­czym. Nie ma prze­sa­dy w stwier­dze­niu, że takie indek­so­wa­nie jest sztu­ką i pró­bą. Sztu­ką selek­cji mate­ria­łu i wyod­ręb­nia­nia sen­sów, pró­bą cier­pli­wej uważ­no­ści. I dla­te­go, nawia­sem mówiąc, powin­no być przez poważ­ne­go wydaw­cę dobrze opła­ca­ne.

Wyedu­ko­wa­ny polo­ni­sta nie przy­go­tu­je dobre­go indek­su w pra­cy nauko­wej poświę­co­nej socjo­lo­gii, histo­ryk nie pora­dzi sobie z opra­co­wa­niem filo­lo­gicz­nym, a języ­ko­znaw­ca z tek­stem lite­ra­tu­ro­znaw­czym. Nie ma prze­sa­dy w stwier­dze­niu, że indek­so­wa­nie jest sztu­ką i pró­bą.

Jesz­cze pod­czas stu­diów, na zaję­ciach ze skła­du kom­pu­te­ro­we­go usły­sza­łam, że obec­nie trud­no zna­leźć książ­kę, w któ­rej indek­sy były­by rze­czy­wi­ście uży­tecz­ne, to zna­czy – dobrze zro­bio­ne. Wte­dy, bar­dziej zain­te­re­so­wa­na pro­jek­to­wa­niem gra­ficz­nym ksią­żek, przy­ję­łam to stwier­dze­nie bez emo­cji. Nie mia­łam żad­ne­go doświad­cze­nia. Ani jako czy­tel­nik (!), ani jako redak­tor, ani wresz­cie – jako łamacz. Dziś, zjadł­szy kil­ka zębów w bran­ży książ­ko­ro­bów, z bólem muszę się z tą wygło­szo­ną nie­gdyś opi­nią zgo­dzić… i spró­bo­wać odpo­wie­dzieć, dla­cze­go tak jest.

Wielka improwizacja, czyli jak powstają indeksy osobowe

Mam nie­od­par­te wra­że­nie, że indeks to brzyd­kie kacząt­ko wśród ele­men­tów skła­da­ją­cych się na książ­kę. Mało się o nim mówi, nie­chęt­nie się go przy­go­to­wu­je, a wresz­cie – po maco­sze­mu się go spraw­dza. Indek­sy budzą strach, ponie­waż bra­ku­je uni­wer­sal­nej recep­ty na ich stwo­rze­nie. Lęk przed nie­zna­nym wpraw­dzie moż­na pró­bo­wać zro­zu­mieć, ale war­to sobie uświa­do­mić, że aby z brzyd­kie­go kacząt­ka wyrósł pięk­ny łabędź, potrze­ba cza­su. Od nas tyl­ko zale­ży, czy jeste­śmy goto­wi ten czas poświę­cić. Sta­ran­ny indeks wydat­nie pod­no­si poziom edy­tor­ski książ­ki, jest, jak pisał Jan Sta­ni­sław Bystroń, „tą różdż­ką cza­ro­dziej­ską, któ­ra czło­wie­ka prze­pro­wa­dza przez labi­rynt (…), z jego pomo­cą eks­plo­ata­cja mate­ria­łu może doko­ny­wać się ogrom­nie szyb­ko” (2003: 23).

W więk­szo­ści przy­pad­ków auto­ra tek­stu nauko­we­go pro­si się o prze­sła­nie alfa­be­tycz­ne­go wyka­zu imion i nazwisk wszyst­kich osób, o któ­rych wspo­mi­nał w pra­cy. Ta lista to nie kolej­na fana­be­ria redak­cji, lecz tak zwa­ny śle­py indeks. Śle­py, to zna­czy pozba­wio­ny nume­rów stron. Oso­ba odpo­wie­dzial­na za przy­go­to­wa­nie indek­su w zależ­no­ści od momen­tu pro­ce­su wydaw­ni­cze­go, w któ­rym wkra­cza do akcji, róż­nie może tę listę wyko­rzy­stać.

Zawiąz­ki indek­su bar­dzo czę­sto powsta­ją, zanim jesz­cze książ­ka tra­fi do skła­du, czy­li pod koniec pra­cy w Wor­dzie. Wte­dy dokład­nie prze­szu­ku­je się popra­wio­ny i zaak­cep­to­wa­ny przez auto­ra plik, po czym za pomo­cą funk­cji „Oznacz wpis” (dostęp­nej w kar­cie „Odwo­ła­nia”) ozna­cza każ­de wystą­pie­nie dane­go nazwi­ska. Ta meto­da nie­sie jed­nak ze sobą pew­ne zagro­że­nia. Pierw­sze z nich to praw­do­po­do­bień­stwo, że twór­ca tek­stu zba­ga­te­li­zo­wał proś­bę wydaw­cy i część nazwisk w swo­im śle­pym spi­sie pomi­nął. Dru­gie wią­że się z poku­są bez­re­flek­syj­ne­go uży­cia auto­ozna­cza­nia. Word umoż­li­wia ozna­cze­nie wszyst­kich wystą­pień wybra­nej przez nas fra­zy. Jeże­li zatem pod­świe­tli­my kur­so­rem for­mę dopeł­nia­czo­wą „Ada­ma Wolań­skie­go” i w oknie „Oznacz wpis” klik­nie­my „Oznacz wszyst­ko”, to pro­gram prze­szu­ka cały plik i zain­dek­su­je wszyst­kie wystą­pie­nia tej for­my. Co zro­zu­mia­łe, nie zare­agu­je na żaden inny przy­pa­dek zależ­ny ani na samo nazwi­sko bez imie­nia. Tę pro­ce­du­rę da się jesz­cze bar­dziej przy­spie­szyć. Wystar­czy sko­rzy­stać z opcji ukry­tej w liście roz­wi­ja­nej „Wstaw > Indeks i spi­sy > Auto­ozna­cza­nie”. Pro­gram popro­si nas o wybór zewnętrz­ne­go pli­ku z listą haseł. Może nim być na przy­kład arkusz kal­ku­la­cyj­ny.

Popraw­ność indek­so­wa­nia w Wor­dzie da się spraw­dzić, włą­cza­jąc bia­łe zna­ki (przy­cisk ozna­czo­ny sym­bo­lem „¶”). Wte­dy naszym oczom uka­żą się nawia­sy klam­ro­we wraz z tema­ta­mi indek­su, na przy­kład: { XE "Wolański Adam" }. Słu­żą­cy do łama­nia pro­gram InDe­sign bez pro­ble­mu zin­ter­pre­tu­je te znacz­ni­ki i na ich pod­sta­wie stwo­rzy indeks. Łamacz będzie jed­nak musiał ręcz­nie wpro­wa­dzić zakre­sy stron, jeże­li na przy­kład nazwi­sko poja­wia się na kilku(nastu) stro­nach z rzę­du. Domyśl­nie InDe­sign wymie­ni je wszyst­kie. Word wpraw­dzie umoż­li­wia posłu­gi­wa­nie się zakre­sa­mi (opcja „Zakład­ka” w kar­cie „Wstaw”), ale ta funk­cja nie jest odczy­ty­wa­na przez InDe­si­gna. Ogrom­na szko­da! Gdy­by było ina­czej, nie trze­ba było­by ozna­czać każ­de­go wystą­pie­nia nazwi­ska, a jedy­nie frag­ment tek­stu, któ­ry odno­si się do danej oso­by.

Bar­dzo rzad­ko, ale jed­nak zda­rza­ją się ope­ra­tyw­ni auto­rzy, któ­rzy samo­dziel­nie przy­go­to­wu­ją indeks w Wor­dzie. O ile tyl­ko jest on zro­bio­ny popraw­nie – to zna­czy aktu­ali­zu­je się przy każ­dym prze­ła­ma­niu – moż­na się cie­szyć z czę­ścio­wo wyko­na­nej pra­cy. Redak­tor mimo to nie jest zwol­nio­ny z uważ­nej wery­fi­ka­cji poczy­nań auto­ra. Nie­wąt­pli­wą zale­tą współ­pra­cy dwóch i wię­cej par oczu przy two­rze­niu indek­su jesz­cze na eta­pie Wor­da jest moż­li­wość wychwy­ce­nia meta­for oraz nazwisk nie­wy­mie­nio­nych expli­ci­te – z nimi bowiem nie pora­dzi sobie zwy­kłe wyszu­ki­wa­nie fraz, sam redak­tor nato­miast może je nie­chcą­cy pomi­nąć lub źle zin­ter­pre­to­wać:

autor Ferdydurke { XE "Gombrowicz Witold" },
Józef Czapski { XE "Czapski Józef" } wspólnie z siostrą { XE "Czapska Maria" },
Członkowie Szczepu Rogate Serce { XE "Szukalski Stanisław" }{ XE "Gliwa Stanisław" }{ XE "Konarski Marian" }{ XE "…" },
Kurhanin ze Słociny { XE "Gliwa Stanisław" },
„Niedźwiadek” { XE "Gliwa Stanisław" }.

Są książ­ki, w któ­rych peł­nych nazwisk uży­wa się nie­zwy­kle rzad­ko, a mimo to muszą się one zna­leźć w indek­sie. Dzie­je się tak na przy­kład w obszer­nych edy­cjach źró­deł. Śle­py indeks na nie­wie­le się w nich zda. Nie­po­waż­ne było­by prze­szu­ki­wa­nie edy­cji kore­spon­den­cji w nadziei na ozna­cze­nie wszyst­kich nazwisk. Z góry moż­na zakła­dać, że auto­rzy listów wie­le pozo­sta­wi­li w sfe­rze domy­słów – kto z nas w roz­mo­wie o kimś zawsze posłu­gu­je się jego imie­niem i nazwi­skiem? W takim wypad­ku redak­tor (czy kto­kol­wiek inny zatrud­nio­ny do indek­so­wa­nia) może sobie nie pora­dzić albo nie­po­trzeb­nie zmar­no­wać ener­gię. Było­by dobrze, gdy­by indek­sem zajął się edy­tor nauko­wy, czy­li oso­ba odpo­wie­dzial­na za mery­to­rycz­ne opra­co­wa­nie źró­dła.

Inna, mniej popu­lar­na i bar­dzo ryzy­kow­na meto­da two­rze­nia spi­su nazwisk pole­ga na pra­cy ze zła­ma­ną książ­ką. Indek­sa­tor dosta­je goto­we roz­kła­dów­ki z usta­lo­ną pagi­na­cją i ręcz­nie przy­go­to­wu­je sko­ro­widz. Może to robić, czy­ta­jąc tekst (wte­dy wyła­pie nie­stan­dar­do­we okre­śle­nia), może też dodat­ko­wo wspo­móc się śle­pym indek­sem i funk­cją prze­szu­ki­wa­nia pli­ku PDF. Tak zro­bio­ny indeks jest sztyw­ny, co ozna­cza, że każ­de prze­ła­ma­nie gro­zi jego dez­ak­tu­ali­za­cją. To duża wada, ponie­waż nigdy nie ma pew­no­ści, że nie będzie trze­ba w ostat­niej chwi­li wpro­wa­dzić w książ­ce zmian. Z dru­giej stro­ny indek­sy two­rzo­ne na PDF-ach, o ile się nie „posy­pią”, raczej na pew­no nie będą zawie­ra­ły przy­pad­ko­wych, nie­prze­my­śla­nych pozy­cji.

Ktoś może zapy­tać, co w takim razie z InDe­si­gnem. Prze­cież słyn­ny pro­gram z pakie­tu Ado­be tak­że umoż­li­wia two­rze­nie i edy­to­wa­nie indek­sów. To praw­da, ale jest to mniej wię­cej tak samo wygod­ne jak pisa­nie w nim książ­ki czy pra­ca z tabe­la­mi! Poza tym odkła­da­jąc obo­wią­zek przy­go­to­wa­nia indek­su na póź­niej, cedu­je­my to odpo­wie­dzial­ne zada­nie na łama­cza, któ­ry nie zawsze jest zorien­to­wa­ny w tre­ści publi­ka­cji.

Two­rze­nie indek­sów w ID jest mniej wię­cej tak samo wygod­ne jak pisa­nie w nim książ­ki czy pra­ca z tabe­la­mi!

IndexMatic², czyli jak mogłyby powstawać indeksy osobowe

W poszu­ki­wa­niu opty­mal­nej meto­dy pra­cy z dłu­gą listą nazwisk do zain­dek­so­wa­nia natra­fi­łam jesz­cze na skrypt Inde­xMa­ti­c² autor­stwa Mar­ca Autre­ta. Jest to płat­na wtycz­ka do pro­gra­mu InDe­sign, któ­ra mię­dzy inny­mi dzię­ki zasto­so­wa­niu wyra­żeń regu­lar­nych ma uła­twić auto­ma­tycz­ne two­rze­nie indek­sów. Narzę­dzie obie­cu­je bar­dzo dużo. Wystar­czy powie­dzieć, że odpo­wied­nio skon­fi­gu­ro­wa­ne, może na pod­sta­wie okre­ślo­nej fre­kwen­cji wyra­zów (Page­Ran­ku) samo wyłu­ski­wać tema­ty do indek­su rze­czo­we­go. W to oczy­wi­ście nie chce mi się wie­rzyć, przy­naj­mniej w książ­kach huma­ni­stycz­nych. Tak przy­go­to­wa­ny spis będzie raczej kon­kor­dan­cją, skąd­inąd cza­sa­mi przy­dat­ną.

Inde­xMa­ti­c² moż­na jed­nak potrak­to­wać jako dobrze zna­ne okno „Znajdź/Zastąp” posze­rzo­ne o funk­cję gene­ro­wa­nia indek­su. Co nam to daje? Poten­cjal­nie umoż­li­wia zauto­ma­ty­zo­wa­nie ozna­cza­nia nazwisk. Wystar­czy tyl­ko dobrze opi­sać for­mu­łę, zgod­nie z któ­rą skrypt będzie wyszu­ki­wał wszyst­kie for­my flek­syj­ne nazwi­ska. I tak, trze­ba gło­śno powie­dzieć, że Angli­cy ze swo­ją szcząt­ko­wą flek­sją mają pod tym wzglę­dem dużo łatwiej.

Nigdy nie byłam bie­gła w wyra­że­niach regu­lar­nych – Inde­xMa­ti­c² w dodat­ku posłu­gu­je się tro­chę inną skład­nią niż InDe­sign – ale dla spor­tu posta­no­wi­łam przy­go­to­wać w Exce­lu kil­ka­na­ście reguł prze­szu­ki­wa­nia prób­ne­go arku­sza tek­stu. Zapew­ne da się je skon­stru­ować lepiej, jed­nak nawet w takiej kale­kiej for­mie dzia­ła­ły zaska­ku­ją­co dobrze. Nie­ste­ty, bar­dzo szyb­ko dostrze­głam też poten­cjal­ne pro­ble­my, któ­re powo­du­ją, że nie­ko­niecz­nie war­to popa­dać w hur­ra­op­ty­mizm.

Skrypt oczy­wi­ście pole­gnie w star­ciu z meta­fo­ra­mi. Tu nie ma o czym dys­ku­to­wać, cho­ciaż moż­na ostroż­nie zało­żyć, że uży­wa się ich, aby unik­nąć powtó­rze­nia, a zatem gdzieś w pobli­żu znaj­dzie się nazwi­sko, któ­re­go auto­mat już nie prze­oczy. Gorzej, że nie­ko­niecz­nie da on sobie radę w sytu­acji, gdy w tek­ście mowa o kil­ku oso­bach z tego same­go rodu (na przy­kład Juliu­szu i Woj­cie­chu Kos­sa­kach). Albo też wte­dy, gdy nazwi­sko jed­nej oso­by jest jed­no­cze­śnie imie­niem dru­giej (Zbi­gniew Her­bert i Her­bert Spen­cer, Cze­sław Miłosz i Miłosz Bie­drzyc­ki). Pro­ble­ma­tycz­ne oka­żą się nazwi­ska typu „Nie­miec”, „Polak”, „Czech” – Inde­xMa­ti­c² zain­dek­su­je rów­nież pospo­li­te uży­cia tych słów, oraz na przy­kład „Gołąb”, „Kozioł”, „Gdań­ski” – skrypt na począt­ku zda­nia nie roz­róż­ni, czy cho­dzi o Jana Gołą­ba, czy też może o… gołę­bia pocz­to­we­go.

– Ale że jak, drogi panie? – Ano, to zależy…

Im wię­cej myślę o wszel­kich pułap­kach indek­so­wa­nia nazwisk, tym bar­dziej prze­ko­nu­ję się, że nie ma ide­al­nej meto­dy, a ta cha­łup­ni­cza jest nie­ste­ty naj­lep­sza. Wyda­je mi się, że naj­le­piej było­by zacząć pra­cę od przy­go­to­wa­nia śle­pe­go indek­su. Jeże­li autor go nie dostar­czył, obo­wią­zek ten nie­ste­ty spa­da na redak­to­ra. On tak­że pod­czas czy­ta­nia powi­nien indek­so­wać wszel­kie wystą­pie­nia, z któ­ry­mi nie pora­dzi sobie auto­ozna­cza­nie. Po skoń­czo­nej redak­cji jesz­cze w Wor­dzie nale­ży zała­do­wać plik z kon­kor­dan­cją. Oczy­wi­ście, moż­na też to zro­bić na samym począt­ku pra­cy, o ile dosta­li­śmy go od auto­ra. Sku­tecz­ność tego pli­ku zale­ży tyl­ko od nas. Jeże­li nie żal nam cza­su na faty­gę, może­my dodat­ko­wo wpro­wa­dzić do nie­go odmie­nio­ne for­my, pseu­do­ni­my, przy­dom­ki. Pierw­sza korek­ta to dobry moment, by wyła­pać błę­dy i prze­ocze­nia redak­to­ra – nie tyl­ko te popeł­nio­ne w tek­ście, ale i te nie­wi­docz­ne, czy­li na przy­kład skry­te w indek­sie. Plik z książ­ką prze­ka­zy­wa­ny łama­czo­wi powi­nien być dokład­nie wyczysz­czo­ny i przy­go­to­wa­ny do łama­nia, a to ozna­cza, że wszyst­kie zmia­ny wpro­wa­dzo­ne w try­bie śle­dze­nia zmian muszą być zaak­cep­to­wa­ne, poszcze­gól­ne ele­men­ty odpo­wied­nio osty­lo­wa­ne sty­la­mi zna­ko­wy­mi i aka­pi­to­wy­mi (zgod­nie z kon­cep­cją wydaw­ni­czą i makie­tą publi­ka­cji), wszyst­kie pozy­cje do indek­su ozna­czo­ne. Łama­czo­wi zosta­je już tyl­ko wyge­ne­ro­wa­nie indek­su i wsta­wie­nie zakre­sów stron. Korek­ta na skła­dzie ostat­ni raz spo­glą­da na tak przy­go­to­wa­ny sko­ro­widz.

schemat tworzenia indeksów

Tak to wyglą­da na moim sche­ma­cie. W prak­ty­ce, wia­do­mo, bywa róż­nie. Gdy­by wszyst­kie wypo­wie­dzi two­rzo­ne w języ­ku dało się opi­sać zgod­nie z pre­cy­zyj­ny­mi regu­ła­mi Noama Chom­skie­go, pro­ce­du­ra two­rze­nia indek­sów w książ­kach była­by bajecz­nie pro­sta, a przy­naj­mniej – obiek­tyw­na. Nie­ste­ty tak nie jest, dla­te­go póki co – mimo nie­wiel­kich uła­twień – wciąż jeste­śmy ska­za­ni na uważ­ne, cier­pli­we oko redak­to­ra.

Bibliografia i materiały:

Bystroń J. S., 2003, Czło­wiek i książ­ka, wyd. 3, War­sza­wa, onli­ne.
Pacek J., 2006, Indek­so­wa­nie w XXI wie­ku. Ewo­lu­cja i współ­cze­sne funk­cje poję­cia, „Zagad­nie­nia Infor­ma­cji Nauko­wej”, nr 2, onli­ne.
Wolań­ski A., 2008, Indek­sy (sko­ro­wi­dze), [w:] tegoż, Edy­cja tek­stów. Prak­tycz­ny porad­nik, War­sza­wa.
Arkusz pro­gra­mu Excel
Instruk­cja obsłu­gi skryp­tu Inde­xMa­ti­c²

DOLA REDAKTORA

To cykl arty­ku­łów, w któ­rych obok prze­my­śleń na temat pra­cy redak­to­ra fre­elan­ce­ra prze­my­cam taj­ni­ki redak­tor­skie­go warsz­ta­tu. Zobacz wię­cej.

Podziel się!